Welches Inkasso
ist das beste Inkasso?

Wer war noch mal schneller: der Hase oder der Igel? Der Schnelle oder der Schlaue? Der Schlaue, nicht der Schnelle gewinnt das Rennen – auch im Inkasso. Schnell ist, wer schlau genug ist. Machen Sie sich daher auf unserer Webseite schlau. Schließlich geht es um Ihr Geld. Da darf mit Grips nicht gespart werden.

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Anwalt oder Inkassofirma?

Ist das anwaltliche Inkasso besser als das Schuldeneintreiben durch Inkassobüros? Sind Inkassofirmen flinker als Anwälte? Hilft beim Einziehen der Außenstände eher sanfter Druck oder unverhohlene Demonstration der Stärke? Bringt es mehr, selbst den Forderungseinzug zu betreiben? Oder ist ein Outsourcing vom Forderungsmanagement besser? Dunkle Kleidung oder Mahnbescheide? Bonitätsprüfung statt Zwangsvollstreckung gegen Pleitegeier? Haftbefehle oder Ratenzahlungsvereinbarungen?

Fragen über Fragen, die sich zwangsläufig stellen, wenn Sie Ihrem schwer verdienten Geld hinterherlaufen müssen. Die Antwort hierauf ist so schlicht wie tiefsinnig: Das beste Inkasso ist das Inkasso, auf das Sie verzichten können. Wer keine Außenstände hat, muß seinem Geld auch nicht hinterher jagen. So einfach ist das. Nur, wie schaffe ich das?

Der Unterschied im Inkasso durch einen Anwalt oder durch ein Inkassobüro konzentriert sich letztlich auf die Frage der Kosten. Beide, Anwalt wie Inkassofirma, können die Kosten für die außergerichtliche Tätigkeit frei verhandeln. Der Anwalt ist im Gerichtsverfahren verpflichtet, nach den gesetzlichen Gebühren abzurechnen. Inkassofirmen machen üblicherweise nicht die Forderungen eigenständig im Gerichtsverfahren geltend, insbesondere dann nicht, wenn vor Gerichten Anwaltszwang besteht. Anwaltszwang herrscht beispielsweise bei Forderungen über 5.000,00 EUR, so daß bei der Beauftragung eines Inkassobüros und eines Anwalts mehr Kosten entstehen können, also Anwalt und Inkassobüro bezahlt werden müssen. Insbesondere kann es passieren, dass Sie zusätzlich zum Inkassobüro auch noch die außergerichtliche Tätigkeit eines vom Inkassobüro beauftragten Anwalts tragen müssen, wenn nicht vorher diese Position durch Sie geklärt wurde. Daher empfehlen wir, keine Inkassobüros einzuschalten, sondern sich direkt an einen erfahrenen Anwalt zu wenden. Im Falle eines berechtigten Anspruchs steht Ihnen dann auch ein Erstattungsanspruch gegen Ihren Schuldner für die außergerichtliche Tätigkeit Ihres Anwalts zu. Das entspricht dann quasi einer Tätigkeit zum Nulltarif, weil im Falle des Unterliegens der Gegner sämtliche Kosten – gerichtliche wie außergerichtliche – tragen muss, Gerichtskosten ebenso wie die Anwaltsgebühren Ihres Rechtsvertreters.

Buchhaltung oder Chefsache?

Voraussetzung für wenige Außenstände ist eine gute Vorbereitung. Denn zu hohe Außenstände sind eine Folge von viel Arbeit und wenig Absicherung. Dazu muß es nicht kommen. Nehmen Sie Ihr Forderungsmanagement selbst in die Hand. Das Geld in der Firma muß Chefsache sein und bleiben! Jeder Chef, jeder Geschäftsführer, jeder Firmeninhaber muß seine Liquidität und damit auch sein Forderungsmanagement tagtäglich im Blick und im Griff haben.

Die Buchhaltung sollte sich daher insbesondere auf die Aufbereitung der Zahlen für die Leitungsebene konzentrieren. Die Interpretation und die Frage des Ablaufs des Forderungsmanagements muss eine Entscheidung der Führungsebene bleiben. Daher empfehlen wir, das Forderungsmanagement nur in seinem Prozessablauf zu delegieren, nicht aber die Überwachung und die Kontrolle aus der Hand zu geben. Das ist Chefsache und nicht Angelegenheit der Buchhaltung.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Und so gehen Sie vor, um dauerhaft Ihre Liquidität zu sichern und das Inkasso zu vermeiden:

  • Vermeiden Sie möglichst Kredite – sowohl eigene bei der Hausbank als auch solche für Ihre Kunden, die sogenannten Lieferantenkredite.
  • Überarbeiten Sie regelmäßig Ihre Standardschreiben, Ihre Allgemeinen Geschäftsbedingungen und Ihre Verträge. Passen Sie die Verträge Ihren Inkassoerfordernissen an! Arbeiten Sie hier am besten mit einem Anwalt Ihres Vertrauens zusammen.
  • Treffen Sie Gerichtsstand und Rechtswahl wohl bedacht und sorgfältig.
  • Prüfen Sie vor einem Geschäftsabschluß die Zahlungsfähigkeit Ihres Kunden – Solvenz oder Insolvenz ist die Frage.
  • Checken Sie Ihre Unternehmenskennzahlen: Wie hoch sind Ihre Außenstände? Beobachten Sie täglich den cashflow.
  • Achten Sie auf drohende Steuernachzahlungen, Umsatzerlöse, Tilgungsraten und eine picobello Buchhaltung sowie ein penibles Controlling.
  • Beobachten Sie das Zahlungsverhalten Ihrer Kunden.
  • Nutzen Sie Sicherheiten und Versicherungen.
  • Stellen Sie zügig Ihre Rechnung, am besten als Vorauskasse.
  • Mahnen Sie einmal, dafür aber konsequent.
  • Rufen Sie Ihre Kunden an. Mahnen Sie telefonisch.
  • Automatisieren Sie Ihr Forderungsmanagement durch Outsourcing. Konzentrieren Sie sich auf Ihr Kerngeschäft. Schalten Sie einen Inkassoanwalt ein.
  • Seien Sie kreativ und individuell im Forderungsmanagement. Beschränken Sie sich nicht auf Mahnbescheid, Vollstreckungsbescheid und Zwangsvollstreckung.

Kennen Sie schon das Königsinkasso – So kommen Sie blitzschnell an Ihre Außenstände? Verschaffen Sie sich eine Überblick über die Möglichkeiten, wie Sie Ihr Inkasso so umstellen, daß Sie schnell, günstig und wirksam an Ihr Geld kommen.

Standard oder Einzelfall?

Wie die Punkte eines erfolgreichen Forderungseinzugs im einzelnen für Ihr Unternehmen aussehen sollen, bedarf der individuellen Beratung, der genau auf Sie zugeschnittenen Lösung. Standards sind hier fehl am Platze. Nehmen Sie mit uns Kontakt auf. Wir zeigen Ihnen gerne die Möglichkeiten auf, Ihre Außenstände zu reduzieren und Ihre berechtigen Ansprüche durchzusetzen und einzuziehen. Wir haben über zehn Jahre Erfahrung im Forderungsmanagement und im Inkasso.

Gerne zeigen wir Ihnen in einem persönlichen Gespräch unsere Referenzen. Unsere Mandanten haben uns diesbezüglich von der anwaltlichen Verschwiegenheitsverpflichtung befreit. Natürlich wird auch gerne einer unserer Mandanten mit Ihnen direkt Kontakt aufnehmen und von den Erfahrungen mit uns berichten, wenn Sie das wünschen.

Erfolg testen

Haben Sie Fälle, an denen Sie und Ihre Truppe sich bisher die Zähne ausgebissen haben? Manchmal erkennen wir Tricks und Strategien, wie offensichtlich aussichtslose Fälle doch noch zum Erfolg geführt werden können. Testen Sie uns, wir können gerne eine für Sie interessante Pauschale für eine Ersteinschätzung vereinbaren. So können wir Ihnen unsere Fähigkeiten und unser Können unter Beweis stellen. Ist ein Fall tatsächlich völlig aussichtslos sagen wir Ihnen das, ohne weitere Kosten auszulösen. So sparen Sie Zeit und Geld und es schont die Nerven.

Unsere Angebotspalette

Sollte trotz aller Vorbereitungen und Vorsichtsmaßnahmen doch einmal das Inkasso für Sie nötig sein, unterstützen wir Sie umfangreich und zielgerichtet. Zu unserem Angebotsspektrum zählen:

  • Einholen von Auskünften über Ihren Kunden (Schufa, Schuldnerregister, Ämter, Handelsregister usw.), um die Zahlungsfähigkeit (Bonität) zu prüfen.
  • Ausarbeiten von Allgemeinen Geschäftsbedingungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheinen, Rechnungen, Mahnungen, Verträgen usw. für die vorsorgende Absicherung Ihres Forderungsmanagements.
  • Erstellen und Versenden von außergerichtlichen Aufforderungsschreiben.
  • Durchsetzen Ihrer Forderung bei Gericht bis zur Titulierung (Urteil) durch Mahnbescheid, Vollstreckungsbescheid oder Klage – mit dem Ziel, besonders schnell und direkt zu sein.
  • Beauftragen von Gerichtsvollzieher zur Zwangsvollstreckung mit allen gesetzlichen Optionen und frühzeitigen Sicherungsmitteln (z. B. vorläufiges Zahlungsverbot, Bauhandwerkersicherung, Bauhandwerkersicherungshypothek).
  • Ermittlungen zum Schuldner (Wohnsitz, Einkünfte, Gewerbe etc.).
  • Forderungsanmeldung bei Insolvenz und Prüfung, ob der Geschäftsführer oder ob die Gesellschafter der Pleitefirma persönlich für Ihre Forderung haften.

Sitzt Ihr Kunde und Schuldner im Ausland? Auch dort können wir Ihr Geld eintreiben. Fragen Sie uns zu den Details und den Kosten.

Und die Kosten?

Klare Kasse erhält die Freundschaft

Mit Anwälten dürfen die Kosten im außergerichtlichen Bereich frei verhandelt werden. Warum auch nicht? Freie Marktwirtschaft verlangt freie Preise. Fragen Sie uns nach unseren Konditionen. Sie können dann gerne Vergleiche zu Preis und Qualität einholen. Unsere Konditionen können deswegen so mandantenorientiert ausfallen, weil wir durch lange, vertrauensvolle Zusammenarbeit den organisatorischen Aufwand optimieren und gering halten können. Kurzfristige und einmalige Aktionen fallen dementsprechend kostenintensiver aus.

Bei den Gerichtsverfahren sind wir von Gesetzes wegen an die Abrechnung nach dem Rechtsanwaltsvergütungsgesetz gebunden. Das muß für Sie aber keine finanzielle Belastung darstellen. Denn: Gewinnen wir den Prozeß, muß der unterlegene Schuldner unsere Kosten tragen. Daher ist es so wichtig, daß im Vorfeld die Bonität des Schuldners und die Durchsetzbarkeit Ihrer Forderung geprüft werden. Das senkt Ihr Kostenrisiko. Läuft alles gut, können Sie sogar anwaltliches Inkasso quasi zum Nulltarif bekommen. Alles überwiegend eine Frage der soliden Vorbereitung.

In der anschließenden Zwangsvollstreckung können wir wieder – weil es sich um eine außergerichtliche Tätigkeit handelt – frei verhandeln. Lernen Sie unsere nachvollziehbaren Pauschalen kennen. Ihnen gegenüber können wir wirtschaftlich sinnvolle Preise anbieten, da in der Regel der unterlegene Schuldner unsere Kosten auch in der Zwangsvollstreckung tragen muß. Ausnahme: Er ist blank. Deshalb ist die Auswahl und Beurteilung Ihrer Kunden bereits vor Geschäftsanbahnung so wichtig.

Erfolgsquote

Dürfen wir als Anwälte mit unserer Erfolgsquote werben? Leider: Nein. Als Referenzen können wir Ihnen Empfehlungsschreiben unserer Mandanten vorlegen oder Sie von Mandanten anrufen lassen. Zugelassen ist, eine Liste der Gegner als Referenz zu veröffentlichen. Schauen Sie sich ruhig an, wer bei uns schon alles auf der Gegenseite stand. Schließlich wird die Tapferkeit eines Jägers auch nach der Größe seiner Jagdbeute beurteilt.

Fragen über Fragen zum betrieblichen Inkasso, zur Schuldnersuche und zu Firmeninformationen

Machen Sie sich schlau. Hier finden Sie hilfreiche Infos und die FAQs zum Inkasso:

F: Wie erstelle ich einen Online-Mahnantrag?

A: Sie können Ihren Mahnbescheid selbst bei www.online-mahnantrag.de beantragen. Allerdings befreit Sie das im Falle eines Einspruchs Ihres Schuldners nicht von der anschließenden Begründung Ihres Anspruchs. Hier müssen Sie substantiierten Sachvortrag und rechtliche Ausführungen einbringen.

F: Wo kann ich den Jahresabschluß meines Kunden oder Jahresabschlüsse allgemein ansehen?

A: Jede Kapitalgesellschaft stellt ihre Jahresabschlüsse unter www.ebundesanzeiger.de ein. Achten Sie dabei auf das Datum und auf die beschränkte Interpretationskraft der Angaben.

F: Wie prüfe ich, ob jemand insolvent ist?

A: Einträge zur Insolvenz von Firmen und Privatpersonen finden Sie bei www.insolvenzbekanntmachungen.de. Sollte eine Insolvenz vorliegen, müssen Sie Ihre Forderung zur Insolvenztabelle anmelden und prüfen, ob Sie direkte Haftungsansprüche gegen den Geschäftsführer oder gegen die Gesellschafter haben. Sonst bleiben Sie mit Ihren Ansprüchen auf die Quote, die der Insolvenzverwalter bestimmt, beschränkt. Eine persönliche Haftung von Geschäftsführer oder Gesellschafter bringt Ihnen einen unmittelbaren Haftungsdurchgriff auf das etwaige Privatvermögen.

F: Wo erhalte ich Informationen über Firmen im Internet?

A: Über das Portal www.unternehmensregister.de und www.handelsregister.de können Sie eintragungspflichtige Informationen abrufen.

F: Wie treibe ich blitzschnell meine Außenstände ein, ohne allzu hohe Kosten auszulösen?

A: Lesen Sie hierzu den Beitrag Königsinkasso – So kommen Sie blitzschnell an Ihre Außenstände von elixir rechtsanwälte, RA Uwe Martens

7 Tipps für Ihr erfolgreiches Inkasso:

So bauen Sie Ihr Forderungsmanagement solide aus

  • 1. Sichern Sie sich durch schriftliche Verträge ab

Mit jedem Ihrer Kunden sollten Sie unbedingt einen schriftlichen Vertrag über Ihren Auftrag (Kauf, Beratung, Leistung usw.) abschließen.

Achtung: Die Gerichte legen inzwischen strenge Maßstäbe an Verträge. Nahezu jeder vorformulierte Vertrag, den Sie Ihrem Kunden vorlegen, unterliegt engen Rechtsvorschriften. Für Laien ist es inzwischen ein Ding der Unmöglichkeit selbst rechtssichere Standardverträge zu erstellen. Beauftragen Sie hierzu lieber einen auf Inkasso und Vertragsrecht spezialisierten Anwalt.

  •  2. Sorgen Sie (dauernd) für eine gute Dokumentation Ihrer ordnungsgemäßen Arbeit

Über Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Mängelrügen, Monierungsantworten und allen weiteren Schritten im Rahmen der Geschäftsabwicklung belegen Sie den Ablauf Ihrer Geschäftsabwicklung. Natürlich ist damit ein enormer bürokratischer Aufwand verbunden, der sich aber mit zunehmender Auftragshöhe immer mehr lohnt. Hier müssen Sie sinnvoll abwägen, ab wann eine schriftliche Dokumentation rechnet und bis wann es ein kalkulierbares Risiko bleiben kann, auch mit dem Risiko eines Totalausfalls.

  •  3. Erbringen Sie Ihre Leistung so, wie mit dem Kunden vereinbart

Damit Ihnen nicht Reklamationen vorgehalten werden, sollten Sie diese bereits im Keim ersticken und unverzüglich Nachbesserungen oder Ersatzlieferungen anbieten. Das erhöht die Kundenzufriedenheit und verhindert, daß Ihnen später im Inkasso die Reklamationen entgegen gehalten werden.

  •  4. Erstellen Sie Ihre Rechnung korrekt

Geben Sie nicht nur bei Reklamationen Kunden keinen Grund, Zahlungen zu verweigern, sondern achten Sie auch bei Ihrer Rechnungslegung auf klare und transparente Abrechnung.

 Achtung: Bei allen Umsatzsteuerpflichtigen stellt das Gesetz strenge Anforderungen an die Rechnungslegung. Lassen Sie sich von Ihrem Steuerberater über die ordnungsgemäße Rechnungslegung aufklären, insbesondere in Hinblick auf § 14 UStG.

Um Ihrer Rechnung eine freundliche Komponente zu verleihen, können Sie gerne ein nettes Zitat einfügen oder etwas zum Schmunzeln beifügen. Dadurch wird vielleicht die Zahlungsbereitschaft gefördert. Ebenso sollten Sie gleich einen ausgefüllten Überweisungsträger beilegen.

  •  5. Fassen Sie beim Kunden bei Zahlungsverspätung zunächst telefonisch nach

Jedem von uns kann es passieren, daß er eine Rechnung versehentlich liegen läßt. Telefonieren Sie daher Ihrem Kunden erst nach, bevor Sie in das schriftliche Mahnverfahren übergehen. Ihr Vorteil: Sie erfahren von Ihrem Kunden, warum es zur Zahlungsverzögerung kam und können auf Einwände vom Kunden angemessen reagieren. Eine schriftliche Mahnung ist ein einseitiger Vorwurf, aber keine gute Kundenbetreuung, bei der die Abstimmung mit dem Kunden und die Kundenzufriedenheit Vorrang haben (sogenanntes CRM = Customer Relation Management).

  •  6. Mahnen Sie nur einmal: freundlich, aber deutlich

Nummerieren Sie Ihre Mahnungen nicht durch. Verzichten Sie auf erste, zweite und dritte Mahnstufe. Sie gewinnen dadurch weder Kundenzufriedenheit noch erhöhen Sie die Zahlungseingänge. Mahnen Sie nur ein einziges Mal, aber mit aller Deutlichkeit und Konsequenz. Der Kunde muß wissen, daß Sie nicht lange auf Ihr Geld warten wollen.

Verzichten Sie deshalb auch auf spaßige Formulierungen in der Mahnung. Das raubt der Mahnung ihre Glaubwürdigkeit und Ernsthaftigkeit. Freundliche Formulierungen können Sie anstatt in die Mahnung besser in die Rechung aufnehmen.

 Teilen Sie Ihrem Kunden in der Mahnung mit, daß Sie bei ausbleibender Zahlung Ihre Forderung unmittelbar in das Inkasso geben und dadurch weitere Kosten entstehen, die Ihr Kunde zu tragen haben wird. Bieten Sie eine Alternative für klamme Kunden an: Ratenzahlung gegen Zinsen, wobei mit der ersten Raten sofort zu beginnen ist.

  •  7. Nehmen Sie ein Outsourcing Ihres Inkassos vor

Um die bürokratischen Belastungen in Ihrem Unternehmen so gering wie möglich zu halten, sollten Sie sich mit der Idee anfreunden, das Inkasso aus Ihrer Firma auszulagern. Entschlanken Sie Ihren Verwaltungsaufwand und konzentrieren Sie sich auf Ihr Kerngeschäft. Inkassobüros und Anwälte bieten hier Hilfe in unterschiedlichen Varianten an. Sowohl mit Anwälten als auch mit Inkassobüros können Sie die Kosten frei aushandeln. Lassen Sie sich die Kosten für das Inkasso detailgenau erklären und vergleichen Sie die Qualität und die Erfahrung der unterschiedlichen Anbieter.

Von Rechtsanwalt Uwe Martens

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