Eine Zahl in der Buchhaltung, die nicht zusammenpasst. Eine Reise, an die sich niemand erinnert. Ein Beleg, der fehlt. So beginnen die meisten Fälle, in denen Gesellschafter feststellen, dass die Reisekostenabrechnung ihres Geschäftsführers nicht stimmt. Dieser Beitrag beantwortet die zentrale Frage, die sich in dieser Situation stellt: Wie ernst ist das Problem wirklich, und was sollten Sie als Gesellschafter jetzt konkret tun? Sie sind mit dieser Unsicherheit nicht allein – gerade Reisekosten gehören zu den häufigsten Streitpunkten zwischen Gesellschaftern und Geschäftsführung, mit denen ich in der Beratungspraxis befasst bin.
Ein kleiner Beleg, ein großes Problem
Reisekosten wirken auf den ersten Blick unspektakulär – ein paar Hotelrechnungen, Bahntickets, Bewirtungsbelege. Genau deshalb werden sie seltener kontrolliert als große Investitionsentscheidungen, und genau deshalb eignen sie sich in der Praxis besonders gut für Unregelmäßigkeiten, die über Jahre unentdeckt bleiben.
Typisch sind dabei mehrere Konstellationen: Der Geschäftsführer rechnet Reisen ab, die tatsächlich privaten Charakter hatten, etwa Familienurlaube, die als Geschäftsreisen deklariert wurden. Ebenso häufig sind doppelte Abrechnungen, wenn Kosten sowohl über die Kreditkarte der Gesellschaft als auch über eine separate Spesenpauschale erfasst werden. Hinzu kommen überhöhte Kilometerpauschalen, nicht belegte Bewirtungen oder Reisen, deren geschäftlicher Anlass sich nachträglich nicht mehr nachvollziehen lässt. In der Beratung im Raum Frankfurt am Main, Mainz, Wiesbaden und Darmstadt zeigt sich, dass solche Auffälligkeiten oft erst bei einem Gesellschafterwechsel, einer Nachfolgeregelung oder im Rahmen einer Due-Diligence-Prüfung ans Licht kommen.
Was rechtlich gilt: Zwischen Bagatelle und Pflichtverletzung
Nicht jeder fehlende Beleg ist gleich ein Rechtsproblem – aber die Grenze ist enger, als viele Gesellschafter annehmen.
Maßgeblich ist zunächst § 43 Abs. 1 GmbHG, wonach der Geschäftsführer die Sorgfalt eines ordentlichen Geschäftsmanns anzuwenden hat. Reisekosten müssen betrieblich veranlasst und angemessen sein; werden private Ausgaben als geschäftlich deklariert oder Beträge überhöht angesetzt, liegt regelmäßig eine Pflichtverletzung vor. Daraus kann sich ein Schadensersatzanspruch der Gesellschaft nach § 43 Abs. 2 GmbHG ergeben – unabhängig davon, ob die Summen im Einzelfall klein erscheinen, denn maßgeblich ist die Gesamtbetrachtung über den relevanten Zeitraum.
Steuerlich ist zusätzlich zu prüfen, ob unzulässig abgerechnete Reisekosten als verdeckte Gewinnausschüttung einzuordnen sind. Das ist der Fall, wenn die GmbH dem Geschäftsführer einen Vorteil zugewendet hat, den ein fremder Dritter unter denselben Umständen nicht erhalten hätte. Die Folge sind Korrekturen bei der Körperschaftsteuer der GmbH und bei der Einkommensteuer des Geschäftsführers. Bei systematischem und vorsätzlichem Vorgehen kommt zudem eine Untreue nach § 266 StGB in Betracht, wenn der Geschäftsführer seine Verfügungsmacht bewusst zum eigenen Vorteil missbraucht hat.
Für Sie als Gesellschafter ist entscheidend: Auch bei vergleichsweise kleinen Einzelbeträgen lohnt sich eine Prüfung, weil sich Muster über mehrere Jahre häufig zu erheblichen Summen addieren. Verjährungsrechtlich gilt für zivilrechtliche Schadensersatzansprüche die regelmäßige Verjährung, die grundsätzlich mit Kenntnis von Schaden und Schädiger beginnt – ein Grund, den Sachverhalt nicht auf die lange Bank zu schieben.
So klären Sie den Sachverhalt richtig auf
Beginnen Sie mit einer strukturierten Sichtung der vorhandenen Reisekostenabrechnungen der letzten Jahre. Prüfen Sie, ob Belege vollständig vorliegen, ob Reisezweck und Reiseziel plausibel dokumentiert sind und ob Zeiträume mit anderen betrieblichen Terminen oder Kalendereinträgen übereinstimmen.
Fallen dabei Auffälligkeiten auf, sollten Sie diese systematisch dokumentieren, statt vorschnell mit dem Geschäftsführer zu sprechen. Eine frühzeitige Konfrontation birgt das Risiko, dass Unterlagen nachträglich „vervollständigt“ oder Erklärungen konstruiert werden, die sich später nur schwer widerlegen lassen.
Erst wenn eine belastbare Tatsachengrundlage vorliegt, sollte die Gesellschafterversammlung förmlich mit dem Thema befasst werden. Je nach Ergebnis stehen mehrere Optionen offen: eine außergerichtliche Klärung mit Rückzahlungsvereinbarung, die förmliche Geltendmachung eines Schadensersatzanspruchs nach § 43 Abs. 2 GmbHG oder, bei gravierenden Fällen, die Abberufung des Geschäftsführers nach § 38 GmbHG. Parallel ist zu klären, ob steuerliche Korrekturen erforderlich sind, wenn die fehlerhaften Beträge bereits in der Buchhaltung verarbeitet wurden.
Ein Beispiel aus der Rhein-Neckar-Region zeigt, wie schnell sich scheinbare Kleinigkeiten summieren: Bei der Durchsicht der Reisekostenabrechnungen eines Geschäftsführers über drei Jahre fiel auf, dass regelmäßig Wochenendaufenthalte an Reisen angehängt und vollständig als Geschäftsreise abgerechnet wurden. Die systematische Auswertung ergab einen deutlich höheren Gesamtschaden als ursprünglich vermutet – und bildete die Grundlage für eine erfolgreiche außergerichtliche Rückzahlungsvereinbarung.
Diese Reaktionen sollten Sie vermeiden
Der häufigste Fehler ist, Auffälligkeiten als „nicht der Mühe wert“ abzutun, weil die Einzelbeträge gering erscheinen. Gerade bei Reisekosten zeigt sich aber, dass sich wiederkehrende Muster über die Zeit zu erheblichen Summen aufsummieren.
Ebenso riskant ist eine übereilte, unvorbereitete Konfrontation des Geschäftsführers, bevor die Unterlagen vollständig gesichtet und gesichert sind. Auch die Annahme, ein einzelner Gesellschafter könne den Anspruch der Gesellschaft ohne Beschluss einfach selbst durchsetzen, ist ein verbreiteter Irrtum – der Anspruch steht grundsätzlich der GmbH zu und bedarf eines entsprechenden Gesellschafterbeschlusses. Schließlich wird oft übersehen, dass parallel zur zivilrechtlichen Aufarbeitung auch steuerliche Fristen und Korrekturpflichten laufen, die nicht isoliert betrachtet werden sollten.
So unterstütze ich Sie bei der Aufklärung
Ich, Rechtsanwalt Uwe Martens, elixir Rechtsanwaltsgesellschaft mbH in Frankfurt am Main, habe mich auf die Aufklärung und Durchsetzung von Ansprüchen bei fehlerhaften Reisekosten- und Spesenabrechnungen von Geschäftsführern spezialisiert – mit regelmäßiger Beratungspraxis auch in Mannheim, Ludwigshafen und Heidelberg. Dabei kenne ich die typischen Muster, mit denen Reisekosten unzulässig aufgebläht werden, und weiß, worauf bei der Beweissicherung zu achten ist.
Konkret unterstütze ich Sie bei der systematischen Auswertung der Reisekostenabrechnungen, der rechtlichen Einordnung als Pflichtverletzung oder verdeckte Gewinnausschüttung, der Vorbereitung des erforderlichen Gesellschafterbeschlusses sowie der Durchsetzung von Rückzahlungs- und Schadensersatzansprüchen. Spätestens dann, wenn sich wiederholende Auffälligkeiten über mehrere Jahre zeigen oder der Geschäftsführer Auskünfte zu einzelnen Reisen verweigert, sollte eine rechtliche Prüfung erfolgen, bevor sich der Sachverhalt weiter verkompliziert.
Ihr nächster Schritt
Nehmen Sie Auffälligkeiten in der Reisekostenabrechnung Ihres Geschäftsführers ernst, auch wenn die Einzelbeträge zunächst gering wirken. Eine strukturierte Prüfung zeigt häufig, dass sich hinter einzelnen Unstimmigkeiten ein wiederkehrendes und damit rechtlich relevantes Muster verbirgt.
Ich prüfe kurzfristig die vorliegenden Reisekostenabrechnungen und Belege und ordne den Sachverhalt rechtlich ein, bevor Sie weitere Schritte unternehmen. Für eine erste Einschätzung genügt in der Regel die Übersendung der Abrechnungen der letzten Jahre sowie eine kurze Schilderung der Auffälligkeiten.
Melden Sie sich gerne frühzeitig bei mir, damit wir rechtzeitig und überlegt handeln können.
Ansprechpartner: Rechtsanwalt Uwe Martens
Telefon: (0 69) 95 92 91 90
Mail: fragen@recht-hilfreich.de
Melden Sie sich am besten jetzt direkt!
Herzlich
Kanzlei elixir Rechtsanwaltsgesellschaft mbH · Rechtsanwalt Uwe Martens · Frankfurt am Main · Beratung im gesamten Raum Rhein-Main, Rhein-Neckar, Frankfurt am Main, Mainz, Wiesbaden, Darmstadt, Mannheim, Ludwigshafen, Heidelberg.
FAQ zur fehlerhaften Reisekostenabrechnung des Geschäftsführers
Ab welchem Betrag lohnt sich eine rechtliche Prüfung?
Es gibt keine feste Bagatellgrenze. Entscheidend ist häufig weniger der Einzelbetrag als das wiederkehrende Muster über einen längeren Zeitraum.
Kann ich als einzelner Gesellschafter Einsicht in die Reisekostenabrechnungen verlangen?
In der Regel ja, gestützt auf das Auskunfts- und Einsichtsrecht nach § 51a GmbHG, sofern kein Ausnahmegrund vorliegt.
Was passiert, wenn sich der Verdacht nicht vollständig beweisen lässt?
Im Einzelfall ist zu prüfen, welche Indizien ausreichen. Auch eine teilweise Aufklärung kann Grundlage für eine außergerichtliche Einigung sein.
Muss ich zwingend eine Gesellschafterversammlung einberufen?
Für die förmliche Geltendmachung von Schadensersatzansprüchen ist grundsätzlich ein Gesellschafterbeschluss nach § 46 GmbHG erforderlich.
Betrifft das Problem auch die Steuererklärung der GmbH?
Häufig ja, insbesondere wenn eine verdeckte Gewinnausschüttung vorliegt. Dies sollte parallel zur zivilrechtlichen Aufarbeitung geprüft werden.
