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Inkassovorbereitung: So professionalisieren Sie Ihr Mahnwesen

Gute Kunden sind zahlende Kunden. Zahlt ein Kunde nicht, ist er aber deswegen noch lange kein schlechter Kunde. Vielleicht hat er ja durchaus berechtigte Kritik an der Rechnung. Klären Sie daher vor Versenden einer jeden Mahnung, ob Sie tatsächlich die Rechnung korrekt gestellt haben.
Wir nennen Ihnen hierzu die wichtigsten Prüfungspunkte:

  • Haben Sie die Nachweise der Lieferung mit der Bestellung abgeglichen? Hat der Kunde seine Bestellung vollständig geliefert bekommen?
  • Ist der Kunde mit der Lieferung zufrieden gewesen oder haben Sie Rückmeldungen vom Kunden erhalten? Gibt es eine Reklamation oder sonstige Rüge (z. B. wegen Mängeln)?
  • Wie lange ist die Versendung der Rechnung her? Und: Haben Sie Ihren Kunden, der Verbraucher ist, in der Rechnung über den automatischen Verzugseintritt, aufgeklärt?
  • Kam die Rechnung etwa wegen Unzustellbarkeit zurück?
  • Können Buchungsfehler vorliegen?
  • Prüfen Sie die Zahlungsfristen und das Überschreiten durch den Kunden. Weicht sein Zahlungsverhalten von vorherigen Bestellungen ab? Falls ja: Warum?
  • Haben Sie nach der Rechnungslegung mit dem Kunden telefoniert? Hat er etwas zur Rechnung geäußert?
  • Haben sich beim Neukunden Auffälligkeiten im Bestell- und Rechnungsvorgang ergeben?
  • Liegen Rechtsgründe vor, die dem Einzug der Rechnung entgegen stehen (z. B. Verjährung)?
  • Haben Sie mit Ihrem Stammkunden vor der ersten Mahnung ein klärendes Telefonat geführt (wichtig wegen Kundenbindung!)?

Wenn Sie selbst alle Punkte Ihrer vertraglichen Vereinbarung mit dem Kunden eingehalten haben, können Sie verschiedene Wege des Inkasso gehen – von smart bis konsequent. Für alle Varianten gilt aber eine Regel: Beginnen Sie zügig mit dem Forderungseinzug. Je später Sie mit der Forderungsbeitreibung beginnen, desto höher steigt das Risiko des Forderungsausfalls.
Nicht zahlende Kunden, sind keine Kunden. Sie lösen vielmehr unnötigen Mehraufwand aus, den Sie nicht zu tolerieren brauchen.

One Reply to “Inkassovorbereitung: So professionalisieren Sie Ihr Mahnwesen”

  1. Avatar
    Ulrich Mecklenburg says: 3. April 2012 at 13:08

    Kurze, sehr Konkrete und hilfreiche Auskunft am Telefon erhalten – Perfekt!
    So sollten alle Anwälte sein und nicht als erstes die $$ Zeichen in den Augen haben.
    DANKE nochmal auf diesem Weg!

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