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Problem gelöst: So umgehst Du die Schwarzgeldfalle bei Bäckereien, Einzelhandel und in der Gastronomie

Jeder weiß: Sämtliche unternehmerisch erzielten Einnahmen sind zu versteuern. Wandert Geld über den Thresen und wird es nicht in der Steuererklärung angegeben, kann es zu einem Problem mit dem Finanzamt führen. ACHTUNG: Das gilt auch dann, wenn Mitarbeiter im Betrieb Geld vom Kunden kassieren, ohne es an den Chef abzuführen. Dann gerät der Chef in die Schwarzgeldfalle. Er hat es nicht bekommen, muss es aber versteuern. Das ist oft Thema von Betriebsprüfungen.

Ich habe einmal eine mittelständische Bäckerei beraten. Die Beratung lief über Jahre. Die jungen Unternehmer hatten von einem älteren Bäcker die Firma übernommen und gekauft. Es waren zwei Partner. Einer leitete die Backstube, der andere kümmerte sich um die Finanzen und die verwaltungstechnischen Aufgaben. Bereits beim Unternehmenskauf und den ersten Beratungen gab ich die Empfehlung, unbedingt Kameras so zu installieren, dass die Kassen in den einzelnen Filialen der Bäckerei überwacht werden können. Aus Kostengründen scheuten die jungen Unternehmer aber diese Investition.

Viele Jahre später kam es zu einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt. Bei klassischen Unternehmen, die mit Kassen arbeiten, mussten damals die Bargeldeinnahmen registriert werden. Am Ende des Arbeitstages mussten die Einnahmen über das Kassensystem dokumentiert werden. Es musste der sogenannte Z-Abschlag ausgedruckt werden. Diese (täglichen) Z-Abschläge waren zu archivieren und eben bei besagter Betriebsprüfung vorzulegen.

Das Problem bei einer Betriebsprüfung entsteht in dem Moment, wenn die Z-Abschläge von den Erfahrungswerten des Finanzamtes abweichen oder wenn die Z-Abschläge nicht bestehen bzw. unvollständig oder fehlerhaft sind. Dann liegt sofort der Rückschluss von Schwarzgeldeinnahmen für das Finanzamt nahe. Es kommt zu Steuerstrafverfahren und zur horrenden Nachbesteuerung. Das kann schnell immense Summen erreichen. Haben zu allem Unglück Mitarbeiter in die Kasse gegriffen und Gelder entnommen, so muss der Firmeninhaber bzw. die Firma trotzdem die Steuern hierauf zahlen.

Personalauswahl ist daher das A & O. Neben der Personalauswahl ist die tagesgenaue Dokumentation und Überprüfung der Einnahmen absolute Chefsache. Das sollte keinem Mitarbeiter überlassen werden. Unabhängig von der eigenen Überprüfung der Tageseinnahmen empfehle ich eine Überwachung der Kassen mit Kameras. Erforderliche Einwilligungserklärungen für die Mitarbeiter erstelle ich Dir gerne.

Sollten Vorwürfe der Schwarzgeldeinnahmen aufgrund unvollständiger oder fehlerhafter Z-Abschläge tatsächlich erhoben werden, rettet einen nur die Entkräftung der Schwarzgeldeinnahmen durch Nachweise einer lückenlosen Dokumentation. Zwingend erforderlich ist auch, eine Strafanzeige zu erstatten, um die Glaubwürdigkeit des eigenen Verfolgungs- und Aufklärungswillens der Taten zu untermauern.

Entkräften lassen sich Fehler oder Lücken in der Dokumentation der Tageseinnahmen manchmal durch das Führen eines Betriebstagebuch es. Hier sind besondere Vorkommnisse einzutragen, die einem als Chef oder den Mitarbeitern aufgefallen sind.

o Waren bei der Kassenübergabe schon Fehlbestände zu erkennen?

o Musste der Kassenraum einmal für einen Augenblick alleine gelassen werden, weil Personalmangel herrschte?

o Kam es beim Geldwechsel oder dem Zurückgeben von Wechselgeld zu Rechenfehlern oder versehentlichen Mehrausgaben?

o Schmälerte sich der Warenbestand, ohne dass entsprechende Einnahmen zu verzeichnen waren?

o War ein Mitarbeiter alleine im Verkaufsbereich?

Solche und natürlich allerlei weitere Fragen sind im Betriebstagebuch zu dokumentieren, zu bestätigen und aufzuklären. Mit einer derartigen Tagebuchdokumentation können Einzelfälle vielleicht entkräftet werden, die eine Schwarzgeldentnahme nahelegen könnten. Allerdings verlangt das Führen eines Betriebstagebuch eiserne Disziplin. Diese Disziplin ist allerdings um Längen günstiger als im Rahmen einer Betriebsprüfung kräftig drauf zu zahlen und der Gefahr einer Insolvenz ausgesetzt zu sein.

Neben einem Betriebstagebuch helfen Vergleichsrechnungen, mit denen Unterstellungen von Schwarzgeldeinnahmen widerlegt werden können. Auch wenn das Finanzamt über erhebliche Vergleichsdaten aus der jeweiligen Branche verfügen mag, können doch anständig aufbereitete Kennzahlen über einen Mehrjahresvergleich helfen, das Unternehmen aus dem Schwarzgeldvorwurf zu befreien. Daher empfehle ich die Aufbereitung von Kennzahlen in der Unternehmensanalyse. Sprich mich an. Ich zeige Dir, worauf hierbei zu achten ist.

Last but not least helfen bei dem Vorwurf von Schwarzgeldeinnahmen und einer drohenden Nachversteuerung nur noch Transparenz und Plausibilitätserklärungen. Im Rahmen des Gesprächs zur Betriebsprüfung ist gemeinsam mit dem Finanzamt aufzuklären, worin die Fehler gelegen haben könnten. Oft lässt sich mit dem Finanzamt eine vergleichsweise Einigung treffen, wenn der Betroffene durch die Steuerschätzung ruiniert würden.

Gerne helfe ich Dir, wie Du Deinen Betrieb und Dein Unternehmen aufzubauen und zu wappnen hast, damit Dir kein Ärger durch das Finanzamt droht, aber auch, wenn bei Dir gerade eine Betriebsprüfung anstehen sollte.

Bitte kontaktiere mich über fragen@recht-hilfreich.de oder telefonisch unter 069 95 92 91 90.

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Rechtsanwalt Uwe Martens

Autor: Rechtsanwalt Uwe Martens

Uwe Martens ist Rechtsanwalt bei elixir rechtsanwälte | martens & partner, Frankfurt am Main. Er ist besonders in den Bereichen Wirtschafts- / Unternehmensrecht, Inkasso / Inkasso-Abwehr und Recht der freien Berufe tätig.

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